Het leerlingendossier
Meer informatie
- Hoe lang de leerlinggebonden documenten bewaren?
- Doorgeven van dossiers over de scholen of schooljaren heen
- Hoe zit het met de doorgifte van 'negatieve' gegevens van een oud-leerling aan de nieuwe school?
- Mag u leerlingengegevens doorgeven aan derden?
- Mag een school de studieresultaten van de leerlingen publiceren?
- Mag u leerlingengegevens verstrekken aan een gerechtsdeurwaarder?
- Mag u leerlingengegevens verstrekken aan een gerechtelijke deskundige?
- Wat bij gescheiden ouders?
Hoe lang de leerlinggebonden documenten bewaren?
Voor het bewaren van leerlinggebonden documenten verwijzen we naar de Omzendbrief SO/2003/02 van 15 april 2003 over “Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten”. Deze omzendbrief wil scholen een houvast bieden i.v.m. de bewaartermijn van leerlinggebonden documenten. Slechts voor een beperkt aantal leerlinggebonden documenten legt de regelgeving uitdrukkelijk een bewaartermijn op. Voor het overige speelt de bepaling uit de privacywet (artikel 4, § 1, 5°) wat betekent dat u de gegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt. Het is echter niet zo dat u alle gegevens van de leerling die nog op school aanwezig zijn, moet vernietigen zodra hij of zij de school heeft verlaten. De normale verwachting is dat de school deze informatie pas na een gepaste bufferperiode vernietigt. Het zou in de praktijk trouwens veelal in het nadeel van de oud-leerling zelf zijn indien u zijn of haar leerlingdossier onmiddellijk na het verlaten van de schoolinstelling zou vernietigen. In dat geval zou de oud-leerling bij materieel verlies van het diploma niet meer terecht kunnen bij de school voor een duplicaat.
Doorgeven van dossiers over de scholen of schooljaren heen
In de onderwijswetgeving zijn een aantal bepalingen van kracht voor de overdracht van administratieve gegevens naar de volgende school bij verandering van school of voor de doorgifte van dossiers over de schooljaren heen. Dit is bijvoorbeeld het geval met de gegevens over de problematische afwezigheden. Naast de verplichte overdracht van een aantal administratieve gegevens kunt u in het belang van de leerling ook nog andere gegevens aan de nieuwe school doorgeven. Omdat u als school deze gegevens zelf niet mag doorgeven, kunt u geen andere dan administratieve gegevens doorgeven, tenzij de ouders of de leerling hiermee instemmen. In dat geval is het aangewezen dat u samen met de ouders en/of leerling afspreekt welke relevante gegevens u zult verstrekken aan de nieuwe school (bijvoorbeeld via de BASO-fiche).
Hoe zit het met de doorgifte van ‘negatieve’ gegevens van een oud-leerling aan de nieuwe school?
Wanneer u als oude school op het punt zou staan de nieuwe school in te lichten over de attitudeproblemen en het rebellerend gedrag van de oud-leerling, kortom gegevens i.v.m. tucht en orde, bedenk dan dat iedereen ‘recht op vergeten’ heeft.
U moet er zich van bewust zijn dat sommige gegevens die u destijds registreerde misschien tot het verleden behoren. Leerlingen zijn er niet mee gebaat dat dit soort gegevens almaar blijven voortleven. Daardoor blijven zij gevangen in een verwerking die inmiddels niet meer beantwoordt aan de realiteit en waarvan het dus eigenlijk niet nodig is dat ze bekend wordt bij de nieuwe school. Gegevens uit het tuchtdossier mogen dus in het belang van de leerling niet worden overgedragen.
Mag u leerlingengegevens doorgeven aan derden?
Het kan gebeuren dat derden over een bepaalde leerling inlichtingen willen. Het is vooreerst zo dat u best niet reageert op een mondeling verzoek en een schriftelijke aanvraag eist waarop vermeld staat waarvoor die gegevens worden gevraagd.
Als een openbare instelling die documenten of gegevens opeist op grond van een uitdrukkelijke wetsbepaling, in het kader van haar specifieke opdracht, bijvoorbeeld voor onderzoek of controle, dan moet u aan deze vraag voldoen. De doorgifte gebeurt dan in toepassing van artikel 5, c van de privacywet. Het kan bijvoorbeeld gaan om de fiscus, een rechter, politie, ... .
Een andere mogelijkheid is dat een instelling de gegevens wenst te verkrijgen omdat zij die informatie nodig heeft om de wet te kunnen toepassen waarmee zij werd belast. Hier kan de instelling zich beroepen op artikel 5, e van de privacywet. De voorwaarde is echter wel dat haar vraag noodzakelijk is om haar doeleinden te bereiken die door een wet werden vastgelegd en waarmee zij werd belast, meer bepaald om een taak van openbaar belang te vervullen of een taak die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag. Een vraag van een sociale verzekeringskas voor de kinderbijslag is hier een voorbeeld van.
Wanneer u ten slotte een vraag zou krijgen van een derde die niet gerechtigd is om informatie op te vragen, krachtens een wettelijke bepaling of die de informatie niet nodig heeft voor een correcte toepassing van een specifieke wetgeving waarmee hij belast zou zijn, zult u de belangen van de betrokken partijen aan elkaar moeten afwegen. Dit is met name wat artikel 5, f van de privacywet vereist. U mag de gegevens alleen verstrekken als blijkt dat het privacybelang van uw leerling minder zwaar doorweegt dan het gerechtvaardigd belang van de aanvrager, zoniet moet u terugvallen op de instemming van de betrokkene.U mag om die reden bijvoorbeeld geen gegevens over uw leerling verstrekken aan potentiële werkgevers zonder dat u daarvoor van de leerling zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gekregen. Het is in ieder geval aan te raden dat als u twijfelt bij die belangenafweging, u steevast kiest voor de meest privacyvriendelijke oplossing. Het is daarom aanbevolen om steeds de toestemming te vragen aan de betrokken leerling of zijn ouders. Denk er ook aan dat zelfs een eenvoudige bevestiging van het bestaan van een gegevensverwerking van een leerling al gelijk staat met een mededeling van persoonlijke gegevens en dat dit bijgevolg alleen mag gebeuren mits de hierboven vermelde regels worden nageleefd.
Mag een school de studieresultaten van de leerlingen publiceren?
U verwerkt binnen uw onderwijsinstelling de individuele studieresultaten van uw leerlingen en dat doet u om de schoolloopbaan van uw leerling te kunnen beoordelen, oriënteren, begeleiden en bij te sturen. Dit is een gerechtvaardigde verwerking, want ze vindt haar grondslag in de onderwijswetgeving.
U mag de studieresultaten bijgevolg alleen verstrekken aan de actoren die concrete of specifieke taken vervullen in de schoolloopbaan van die leerling.
Wanneer u de studieresultaten zou publiceren in een krant, wijkt u niet alleen af van het doeleinde van uw wettelijke opdracht, maar het impliceert eveneens dat u de persoonlijke gegevens van uw leerlingen meedeelt aan een onbepaald aantal derden.
U mag alleen de studieresultaten publiceren als u daarvoor de ondubbelzinnige en welingelichte toestemming hebt van de leerling of de ouders.
Conclusie: Zonder toestemming mag dat niet.
Mag u leerlingengegevens verstrekken aan een gerechtsdeurwaarder?
Het is in ieder geval aan te raden dat u pas ingaat op een schriftelijk verzoek voor bepaalde informatie over een leerling, dat uitgaat van een gerechtsdeurwaarder, als hij kan aantonen dat hij handelt krachtens een gerechtelijke beslissing of een notariële akte. De gerechtsdeurwaarder moet zijn verzoek dus kunnen rechtvaardigen door een uitvoerbare titel voor te leggen.
Heeft de gerechtsdeurwaarder geen uitvoerbare titel, dan moet u het verzoek tot mededeling van persoonsgegevens van uw leerling negeren. Zo brengt u ook uw eigen aansprakelijkheid niet in het gedrang.
Mag u leerlingengegevens verstrekken aan een gerechtelijke deskundige?
Een rechter kan om een geschil op te lossen, een deskundige gelasten vaststellingen te doen of advies te geven. Artikel 962 en volgende van het gerechtelijke wetboek regelen het deskundigenonderzoek in burgerlijke zaken, bijvoorbeeld een echtscheiding.
De rechter beveelt een deskundigenonderzoek in een vonnis. Dit vonnis omschrijft heel precies wat moet worden onderzocht en bepaalt de termijn waarin het deskundigenverslag moet worden ingediend.
Nadat zijn onderzoek is afgelopen, licht de deskundige de partijen in van zijn bevindingen in een verslag.Hij maakt onder meer een zo volledig mogelijk, chronologisch verslag van zijn vaststellingen en verrichtingen, waaronder het inwinnen van inlichtingen bij derden en de motieven die daaraan ten grondslag lagen, dus bijvoorbeeld waarom er inlichtingen werden ingewonnen in de school.
Gelet op artikel 4 van de privacywet, en alle relevante factoren in acht genomen, mag u op verzoek van een deskundige informatie over een bepaalde leerling verstrekken.
Wat bij gescheiden ouders?
U hebt er ongetwijfeld zelf al ervaring mee dat een ouder informatie wil over zijn minderjarig schoolgaand kind dat echter inwoont bij de andere ouder.
Bij een echtscheiding wordt tegenwoordig uitgegaan van een co-ouderschap. In dat geval nemen beide ouders samen de beslissingen ook al zijn ze gescheiden. Het gebeurt wel dat één van de ouders van de rechter de verantwoordelijkheid krijgt en in dat geval mag die ene ouder alleen beslissen. De andere ouder behoudt wel het toezicht op de opvoeding van het kind en heeft dus recht op informatie. Dit betekent dat de school ook de vragen van de andere ouder moet beantwoorden en hem moet ontvangen op het oudercontact.
Dit geldt natuurlijk niet als de andere ouder volledig uit het ouderlijk gezag werd ontzet.
Wij verwijzen graag naar de omzendbrief NO/2005/01 (13AC) van 14/04/2005 van de Vlaamse Minister van Onderwijs over het ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden.