Klasreünie

Mag ik aan oud-leerlingen die een klasreünie willen organiseren, de adressen van andere oud-leerlingen doorgeven die in mijn bezit zijn?

Dat mag niet.

Het gebeurt waarschijnlijk wel dat u vragen binnenkrijgt van oud-leerlingen die een klasreünie willen organiseren en die op zoek zijn naar de adressen van hun vroegere klasgenoten. Of misschien wilde u zelf wel een samenkomst organiseren en bent u zelf op zoek naar de adressen die in uw oud-leerlingenbestand ontbreken.

Het is niet evident om na vele jaren nog een geüpdatet adressenbestand van oud-leerlingen te hebben. Het is dus de meest normale zet om daarvoor een beroep te doen op de schooldirectie. Maar zelfs al hebt u een volledig up-to-date adressenbestand, toch mag u als schooldirectie geen adressen doorgeven voor dit doel. Hetzelfde geldt voor de gemeentebesturen. De reden hiervoor is te vinden in het finaliteitsbeginsel in artikel 4 van de privacywet.

Dit artikel 4 stelt onder andere dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden mogen worden verkregen en dat die gegevens niet verder mogen worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden. Om te zien of een verdere verwerking onverenigbaar is, wordt rekening gehouden met de redelijke verwachtingen van de betrokkene maar ook met de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn. De school verkreeg destijds de adresgegevens van haar leerlingen voor onderwijsdoeleinden en niet voor de organisatie van een reünie zoveel jaren later.

Moet er dan maar geen reünie komen? Helemaal niet. Alleen, het is minder eenvoudig dan aanvankelijk gedacht. Maar waar een wil is, is een privacyvriendelijke weg. De organisator zal beroep moeten doen op de diensten van het Rijksregister en soms ook wel een beetje op de vroegere school. Hierna krijgt u een overzicht van de juiste werkmethode. Met die informatie kunt u uw oud-leerlingen op het juiste spoor zetten en als uw school zelf een reünie wil organiseren, is dit de weg die u moet volgen.

Hoe gaat het in zijn werk?

• De oud-leerling die een reünie wil organiseren schrijft een brief naar het Rijksregister (Koloniënstraat 11, te 1000 Brussel). In die brief legt hij uit waarom hij van een aantal personen het juiste adres nodig heeft.
• Het is wel belangrijk dat de oud-leerling voldoende informatie geeft over de personen met wie hij in contact wil komen. Op die manier is het voor het Rijksregister mogelijk om het correcte adres op te zoeken. Concreet betekent dit dat er voor iedere persoon ten minste de naam, de voornaam en het laatste gekende adres wordt opgegeven. Echter, hoe meer informatie, hoe beter! Bijvoorbeeld in welke periode de gezochte persoon op een bepaald adres woonachtig was, of nog beter, zijn geboortedatum of geboortejaar.
• Helaas is niets voor niets! Vooraleer tot actie over te gaan, laat het Rijksregister weten hoeveel het opzoekings- en verzendingswerk gaat kosten. Zij hanteren hiervoor reglementaire tarieven. Vervolgens zoekt het Rijksregister de gevraagde adressen op en stuurt de gezochte oud-leerlingen een standaardbrief met een korte toelichting wie contact zoekt en waarom. De aanvrager krijgt dus zelf de adressen niet in handen.
• Daarna is het aan de ontvanger van de brief zelf om te beslissen of hij aan de aanvrager zijn adresgegevens wil verstrekken.

Nu blijft nog altijd de mogelijkheid over dat de initiatiefnemer zelf niet voldoende informatie heeft om het Rijksregister in staat te stellen zijn vroegere klasgenoten op te sporen. En het is hier dat uw school wellicht een dienst kan verlenen. U beschikt hoogstwaarschijnlijk nog over lijsten van oud-leerlingen met hun naam, voornamen, geboortedatum en toenmalig adres.
U verzamelde die gegevens destijds echter wel voor onderwijsdoeleinden. Omwille van artikel 4 van de privacywet mag u die gegevens niet doorgeven aan iemand die een reünie wenst te organiseren.
Toch kunt u als school én de privacywet naleven én uw oud-leerling van dienst zijn. U kunt op vraag van de organisator en op zijn kosten, de gegevens die u nog hebt van de gezochte leerlingen rechtreeks aan het Rijksregister verstrekken. De organisator krijgt die adressen dus zelf niet in handen. Daarna kan het Rijksregister het juiste adres opzoeken een contactbrief versturen.

↑ Top